Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der sonstigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist:

The Grey Hotel GmbH
Schmiedingstraße 11–13
44137 Dortmund
Deutschland

Geschäftsführer: Gökhan Akbal
Telefon: +49 (0)231 41910-300
E-Mail: info@thegrey-hotel.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Reservierungen und Hotelaufenthalten oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder Sie in eine Verarbeitung eingewilligt haben.

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen.

3. Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den von Ihnen verwendeten Browser automatisch Daten an den Server unserer Website übermittelt.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Datei,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• verwendetes Endgerät.

Die Verarbeitung erfolgt zur technisch sicheren und stabilen Bereitstellung unserer Website, zur Fehleranalyse sowie zum Schutz vor Missbrauch und Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Internetangebots.

Für Hosting, Wartung und technische Betreuung können externe Dienstleister eingesetzt werden, die personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und – soweit erforderlich – als Auftragsverarbeiter verarbeiten.

Server-Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Vorgaben eine längere Aufbewahrung verlangen.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Technisch erforderliche Technologien

Technisch erforderliche Cookies oder Speicherzugriffe können eingesetzt werden, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen, beispielsweise Spracheinstellungen, Sicherheitseinstellungen oder die Speicherung Ihrer Datenschutzauswahl.

Soweit der Zugriff auf Ihr Endgerät unbedingt erforderlich ist, erfolgt dieser auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Eine hiermit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einwilligungspflichtige Technologien

Nicht technisch erforderliche Cookies und Technologien, insbesondere für Statistik, Analyse oder externe Medien, werden nur verwendet, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Beim ersten Besuch unserer Website können Sie über unser Cookie-Consent-Tool auswählen, welchen Verarbeitungen Sie zustimmen möchten.

Sie können insbesondere zwischen folgenden Möglichkeiten wählen:

• Alle ablehnen
• Einstellungen
• Alle akzeptieren

Eine einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den auf unserer Website erreichbaren Bereich „Cookie-Einstellungen“ ändern oder widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Inhalt Ihrer Anfrage,
• gegebenenfalls Angaben zu einer bestehenden oder geplanten Reservierung.

Soweit sich Ihre Anfrage auf eine Reservierung, einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen bezieht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. Reservierungen und Hotelbuchungen

Wenn Sie bei uns ein Zimmer reservieren oder einen Hotelaufenthalt buchen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Vor- und Nachname,
• Anschrift,
• Kontaktdaten,
• An- und Abreisedatum,
• Anzahl der Gäste,
• gebuchte Zimmerkategorie,
• gebuchte Zusatzleistungen,
• Preis- und Tarifinformationen,
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten,
• besondere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Buchung freiwillig mitteilen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung des Beherbergungsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit wir bestimmte Daten aufgrund handels-, steuer-, melderechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Vorschriften aufbewahren müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Daten werden nach Abschluss des Vertragsverhältnisses gelöscht, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

7. Onlinebuchungen über RESAVIO

Für die Online-Buchung auf unserer Website bzw. über den auf unserer Website angebotenen Buchungslink nutzen wir das Buchungssystem RESAVIO.

Anbieter ist:

Lehnen Websolutions GmbH & Co. KG
Am Dürener Weg 82
52355 Düren
Deutschland

RESAVIO stellt für Hotelkunden insbesondere Buchungsbereiche unter resavio.com/booking/* bereit. Für die Verarbeitung in dem für The Grey Hotel bereitgestellten RESAVIO-Buchungsbereich ist The Grey Hotel GmbH verantwortlich; dort gilt diese Datenschutzerklärung.

Wenn Sie die RESAVIO-Buchungsstrecke aufrufen und dort eine Buchung durchführen, werden die für die Reservierung erforderlichen Daten verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• An- und Abreisedatum,
• Anzahl der Gäste,
• gebuchte Zimmer und Leistungen,
• Preis- und Tarifinformationen,
• gegebenenfalls Zahlungs- oder Garantiedaten,
• freiwillig eingegebene Mitteilungen.

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Buchungsdaten im für The Grey Hotel bereitgestellten RESAVIO-Buchungsbereich ist die The Grey Hotel GmbH.

RESAVIO verarbeitet die Daten im Rahmen der Bereitstellung des Buchungssystems für uns.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Abwicklung Ihrer Buchung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt eine weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. Google Analytics

Soweit Sie über unser Cookie-Consent-Tool ausdrücklich eingewilligt haben, verwenden wir Google Analytics zur statistischen Analyse und Verbesserung unserer Website.

Anbieter des Dienstes ist insbesondere Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes können Daten auch durch Google LLC in den USA verarbeitet werden.

Google Analytics kann insbesondere Informationen über folgende Vorgänge erfassen:

• Seitenaufrufe,
• Sitzungen,
• ungefähren Standort,
• Browser- und Geräteinformationen,
• Herkunft des Websitebesuchs,
• Interaktionen mit der Website.

Google Analytics wird erst aktiviert, nachdem Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Nach Angaben von Google werden IP-Adressen von Nutzern aus der Europäischen Union in Google Analytics nicht protokolliert oder gespeichert. Die IP-Adresse wird zur Ableitung ungefährer Standortinformationen verwendet und anschließend gelöscht.

Google Analytics bietet für Nutzer- und Ereignisdaten unterschiedliche Aufbewahrungszeiträume. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der Konfiguration unseres Analytics-Kontos sowie den von Google vorgegebenen Speichereinstellungen.

Google LLC nimmt am EU-U.S. Data Privacy Framework teil. Soweit Datenübermittlungen in die USA auf dieser Grundlage erfolgen können, dient der entsprechende Angemessenheitsbeschluss als Grundlage der Übermittlung. Daneben können die von Google vorgesehenen gesetzlichen Garantien eingesetzt werden.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ unserer Website mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

9. Google Maps

Auf unserer Website kann Google Maps zur Darstellung unseres Hotelstandorts und zur erleichterten Anfahrtsplanung eingebunden werden.

Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Im Rahmen der Bereitstellung können Daten auch an Google LLC in den USA übermittelt werden.

Bei der Nutzung von Google Maps können insbesondere Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie Informationen über den Aufruf unserer Website an Google übermittelt werden.

Google Maps wird auf unserer Website erst geladen, nachdem Sie hierzu ausdrücklich eingewilligt haben.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ unserer Website mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Google LLC nimmt am EU-U.S. Data Privacy Framework teil. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

10. Links zu sozialen Netzwerken

Unsere Website enthält gegebenenfalls Links zu unseren Profilen auf sozialen Netzwerken wie Facebook oder Instagram.

Bei einfachen Verlinkungen werden durch unsere Website zunächst keine Daten an den jeweiligen Betreiber des sozialen Netzwerks übertragen. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und rufen das Angebot des jeweiligen Anbieters auf.

Für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten durch das jeweilige soziale Netzwerk ist grundsätzlich der jeweilige Betreiber verantwortlich.

11. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie insbesondere daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers mit „https://“ beginnt.

12. Empfänger personenbezogener Daten

Soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, können personenbezogene Daten insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hosting- und IT-Dienstleister,
• Anbieter von Buchungs- und Hotelsoftware,
• Zahlungsdienstleister,
• Steuerberater und sonstige professionelle Berater,
• Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• von Ihnen ausgewählte bzw. ausdrücklich aktivierte externe Dienste.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden diese nach den gesetzlichen Anforderungen vertraglich verpflichtet.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere aufgrund handels- oder steuerrechtlicher Vorschriften, werden die betroffenen Daten für die Dauer dieser Fristen gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

14. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich wenden an:

The Grey Hotel GmbH
Schmiedingstraße 11–13
44137 Dortmund
E-Mail: info@thegrey-hotel.de

15. Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 (0)211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

17. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen dieser Website grundsätzlich nicht statt.

18. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere Website oder die von uns eingesetzten Dienste ändern.

Stand: September 2026